Vor der Mahnung: Ist die Rechnung tatsächlich fällig?
Prüfe zunächst den Vertrag, die erbrachte Leistung, die vereinbarte Rechnungsstellung und den Zahlungseingang. Eine offene Summe kann auf einer übersehenen Zahlung beruhen, aber auch auf einer strittigen Menge oder fehlenden Unterlagen. Ordne das Problem zu, bevor du den Text verschärfst. Kläre besonders, ob die Rechnung beim richtigen Empfänger angekommen ist und ob eine Bauleitung sie zuvor prüfen muss.
Die Bundesgerichtspraxis zu Art. 102 OR unterscheidet zwischen einer Verfalltagsabrede und einem Verzug durch Mahnung. Ein Datum, das du erst einseitig auf die Rechnung druckst, ist nicht ohne Weiteres ein gemeinsam vereinbarter Verfalltag. Halte deshalb fest, worauf du die Fälligkeit stützt. Wenn eine Position bestritten wird, erfasse den Einwand und beantworte ihn mit dem passenden Beleg. Eine gut begründete Zahlungsaufforderung ist nachvollziehbarer als eine Mahnung, die den sachlichen Streit einfach ignoriert.
Verzugszins und zusätzliche Kosten sauber trennen
Art. 104 OR nennt als gesetzlichen Ausgangspunkt einen Verzugszins von 5 % pro Jahr. Der Beginn hängt vom Eintritt des Verzugs ab und nicht pauschal vom Tag der Arbeitsausführung. Für die Berechnung brauchst du die zutreffende Hauptforderung, den massgebenden Zeitraum und die anrechenbaren Zahlungseingänge. Zeige diese Grundlage offen, damit der Empfänger die verlangte Summe nachvollziehen kann. Vertragliche Besonderheiten bleiben gesondert zu prüfen.
Setze Mahngebühren nicht willkürlich fest. Eine vorab wirksam vereinbarte Kostenregel und ein konkret nachzuweisender zusätzlicher Schaden sind rechtlich unterschiedliche Fragen. Diese Seite verspricht deshalb weder eine pauschale erlaubte Gebührenhöhe noch, dass jede in einer Vorlage genannte Gebühr durchsetzbar sei. Im Büro solltest du Hauptforderung, Zins und sonstige Kosten getrennt ausweisen. So lässt sich eine beanstandete Kostenposition klären, ohne dass der Überblick über die eigentliche Forderung verloren geht.
Eine verständliche Zahlungsaufforderung formulieren
Nenne Rechnung, Leistungsbezug, offenen Betrag und den Grund deiner Aufforderung. Verweise auf den bisherigen Austausch und gib an, wie der Empfänger einen Zahlungsnachweis oder eine konkrete Rückfrage übermitteln kann. Ein redaktioneller Textbaustein lautet: «Für die genannte Rechnung ist nach unseren Unterlagen noch kein vollständiger Zahlungseingang verbucht. Bitte prüfe den offenen Betrag und teile uns mit, falls die Zahlung bereits erfolgt ist oder eine bestimmte Position geklärt werden muss.» Passe die Anrede an die Kundenbeziehung an.
Für einen weiteren Schritt kannst du eine eindeutige Zahlungsaufforderung mit konkretem Datum und nachvollziehbarer Forderungsaufstellung verwenden. Die Folge mehrerer Erinnerungen ist eine betriebliche Entscheidung, keine universelle gesetzliche Pflicht zu einer bestimmten Anzahl Mahnstufen. Versende Schreiben nachweisbar und bewahre die tatsächlich verschickte Fassung auf. Eine Vorlage sollte niemals automatisch eine erfolgte Freigabe, einen bereits vereinbarten Zinssatz oder eine angeblich bestätigte Schuld behaupten.
Wie das Betreibungsverfahren beginnt
Die behördliche Durchsetzung startet mit einem Betreibungsbegehren beim zuständigen Betreibungsamt. Das KMU-Portal des Bundes beschreibt als wesentliche Schritte das Begehren, die Zustellung des Zahlungsbefehls und die mögliche Bestreitung durch Rechtsvorschlag. Zuständigkeit und verlangte Angaben müssen zum konkreten Schuldner passen. Bei Privatpersonen und juristischen Personen können unterschiedliche Adress- und Sitzangaben relevant sein. Übernimm diese Angaben aus geprüften Unterlagen, nicht aus einem alten Kontaktfeld.
Der Zahlungsbefehl entscheidet noch nicht materiell, ob die Forderung besteht. Erhebt die Gegenpartei innert zehn Tagen Rechtsvorschlag, muss dessen Beseitigung für die Fortsetzung auf dem passenden rechtlichen Weg geprüft werden. Das kann weitere Kosten und Beweisanforderungen auslösen. Eine unterschriebene Offerte, der Leistungsnachweis und die Zahlungsübersicht sollten deshalb bereits vor dem Begehren geordnet sein. Die konkrete Gebührenhöhe und das weitere Vorgehen klärst du anhand des aktuellen Amtsverfahrens und deiner Unterlagen.
Verjährung und Bauhandwerkerpfandrecht separat überwachen
Verwechsle Mahntermine nicht mit rechtlichen Ausschluss- oder Verjährungsfristen. Forderungen aus Handwerksarbeit können nach Art. 128 Ziff. 3 OR der fünfjährigen Verjährung unterliegen. Das Bundesgericht betont in BGE 116 II 428 jedoch, dass der konkrete Charakter der Leistung entscheidet. Nicht jede Rechnung eines Bauunternehmens fällt allein wegen der Branchenbezeichnung darunter; für andere Ansprüche kann die allgemeine Regel massgebend sein.
Ein Mahnbrief ist kein verlässliches Mittel, um eine bevorstehende Verjährung zu sichern. Lass rechtzeitig prüfen, welche fristwahrende Handlung für die konkrete Forderung nötig ist. Besteht möglicherweise ein Bauhandwerkerpfandrecht, hat dessen kurze Eintragungsfrist eine eigene Dringlichkeit. Warte damit nicht auf das Ende deiner internen Mahnfolge. Führe im Projekt eine getrennte Übersicht für kaufmännische Erinnerungen, rechtliche Fristen und verantwortliche Personen. Sie verhindert, dass ein freundliches laufendes Gespräch mit dem Kunden fälschlich als Sicherung aller Ansprüche verstanden wird.
Mahnungen mit Freigabe und die heutige Produktgrenze
Buzzard bereitet nach dem Produkt-Audit Mahnstufen vor und versendet erst nach menschlicher Freigabe. Diese Freigabe ist der Punkt, an dem du Zahlungseingänge, berechtigte Einwände und die Formulierung prüfst. Sie ersetzt keine Prüfung der Schweizer Rechtslage. Ein passender Verzugszins, landesspezifische Texte oder eine Verbindung zu Betreibungsämtern sind im dokumentierten Stand nicht als fertiger Schweizer Ablauf belegt.
Das System arbeitet heute in Euro und hat noch keine QR-Rechnung. Ein sichtbarer Mahnstatus ist deshalb keine Zusage, dass du sofort einen vollständigen Schweizer Forderungsprozess darin abwickeln kannst. Für die Demo genügt ein anonymisiertes Beispiel mit offener Rechnung, Teilzahlung und sachlicher Rückfrage. Prüfe, ob die Unterlagen auffindbar sind und ob ein Mensch vor dem Versand verständlich entscheiden kann. Rechtliche Fristen führst du unabhängig davon in einem verlässlich betreuten Verfahren.