Was du vor der ersten Akontorechnung klären musst
Lege im Werkvertrag fest, nach welchem Fortschritt Zwischenzahlungen verlangt werden können und welche Unterlagen dafür erforderlich sind. Eine periodische Akontozahlung kann auf einem Leistungsnachweis beruhen; ein vereinbarter Zahlungsplan kann an andere nachprüfbare Ereignisse anknüpfen. Diese Varianten sind organisatorisch nicht gleich. Das Büro muss erkennen können, ob eine verlangte Zahlung zur vereinbarten Stufe passt und welche Vorleistungen noch fehlen.
Prüfe auch die Reihenfolge der Vertragsunterlagen. Ein Verweis auf SIA 118 kann durch individuelle Bestimmungen ergänzt oder geändert sein. Der KBOB-Leitfaden zeigt ausdrücklich, dass seine Vertragsurkunde bei Prüffristen von der Norm abweichen kann. Übernimm deshalb weder einen Internetrechner noch einen Akonto-Prozentsatz ungeprüft. Halte den vereinbarten Mechanismus mit der zugehörigen Dokumentstelle in der Projektakte fest. So kann eine Vertretung im Büro dieselbe Grundlage nachvollziehen, wenn du auf der Baustelle bist.
Ausmass: Die Menge muss zur Leistung passen
Beim Ausmass geht es um die nachvollziehbare Feststellung der ausgeführten Mengen. Ordne jede Messung der richtigen Vertragsposition und dem betroffenen Bauteil zu. Notiere Messdatum, beteiligte Personen, verwendete Einheit und Berechnungsweg. Bei Flächen oder Längen hilft eine markierte Skizze, bei verdeckten Arbeiten eine rechtzeitig erstellte Bilddokumentation. Eine Materialbestellung allein beweist noch nicht die tatsächlich am Objekt erbrachte Menge.
Empfehlenswert ist eine klare Trennung zwischen bereits abgestimmten und noch offenen Mengen. Wenn du eine Korrektur erhältst, dokumentierst du sowohl den ursprünglichen Ansatz als auch die begründete Änderung. Vermeide eine blosse neue Gesamtsumme ohne Positionsbezug. Das Ausmass kann die Grundlage für eine Zwischenzahlung und später für die Schlussabrechnung bilden. Damit es diese Aufgabe erfüllt, müssen die Daten über den Projektverlauf konsistent bleiben. Prüfe gemeinsam mit der Bauleitung, wann Messungen erfolgen müssen, bevor Arbeiten überdeckt oder nicht mehr zugänglich sind.
Rückbehalt als Sicherheit gesondert führen
Ein Rückbehalt ist weder ein Rabatt noch eine bereits bezahlte Teilrechnung. Er hält einen Betrag als Sicherheit zurück. Der KBOB-Leitfaden erläutert mit Verweis auf Art. 149 SIA 118 den Sicherungszweck bis zur Abnahme. Für die Auszahlung nennt er unter Art. 152 die Abnahme, den Ablauf der Prüfungsfrist der Schlussrechnung und die Leistung der vorgesehenen Sicherheit für die Mängelhaftung. Ob weitere Dokumente verlangt werden, ergibt sich aus dem Vertrag.
Führe deshalb Leistungswert, verlangte Zwischenzahlungen, Zahlungseingänge und Rückbehalt getrennt. Notiere auch, welche Sicherheitsleistung akzeptiert werden soll und wer deren Übergabe bestätigt. Pauschale Prozentwerte sind auf dieser Seite bewusst nicht als Berechnungsregel angegeben, weil Vertragsart, Normfassung und Abweichungen geprüft werden müssen. Falls Bauleitung und Betrieb unterschiedliche Beträge berechnen, vergleicht zuerst die verwendete Basis. Oft lässt sich die Differenz nur verstehen, wenn beide Seiten offenlegen, welche Positionen sie einbezogen oder ausgeschlossen haben.
Schlussabrechnung: Prüffrist und Zahlung nicht vermischen
Die Schlussabrechnung stellt den gesamten abgerechneten Leistungsumfang dar und berücksichtigt die relevanten bisherigen Zahlungen. Sie ist damit mehr als eine letzte Monatsrechnung. Stelle Positionen, bestätigte Nachträge, Ausmassnachweise und bereits erfolgte Akontozahlungen in einer nachvollziehbaren Übersicht zusammen. Offene Differenzen sollten sichtbar bezeichnet werden. So sieht die prüfende Person, welche Punkte rechnerisch abgestimmt sind und welche eine inhaltliche Entscheidung verlangen.
Der KBOB-Leitfaden unterscheidet die Fälligkeit verschiedener Forderungen und zeigt für seine Vertragsurkunde besondere Prüffristen. Seine Zahlungsfristen-Empfehlung betont ebenfalls, dass Prüfung und Zahlung im Ablauf unterschieden werden müssen. Lies deshalb nach, welches Ereignis die jeweilige Frist auslöst: Eingang vollständiger Unterlagen, erfolgte Prüfung oder ein anderer vereinbarter Schritt. Eine eigene Frist auf dem Rechnungsdokument ersetzt nicht automatisch die abweichende vertragliche Regel. Dokumentiere den Eingang der Unterlagen bei der zuständigen Stelle, damit der Beginn später nachvollziehbar bleibt.
Eine einfache Übersicht für das Büro
Lege eine Projektübersicht an, in der jede Zahlungsanforderung mit Belegnummer, Leistungszeitraum, eingereichtem Betrag und zugehörigem Nachweis steht. Ergänze den Status der Prüfung und den tatsächlichen Eingang. Trenne eine bestrittene Forderung von einem bloss verspäteten Zahlungseingang. Für die Planung ist entscheidend, ob noch eine Mengenklärung aussteht, ein Dokument fehlt oder eine bereits freigegebene Summe nicht bezahlt wurde.
Bei einer Rückfrage schickst du die betroffene Position mit ihrer Herleitung, statt die komplette Akte kommentarlos erneut zu versenden. Nach der Klärung aktualisierst du die Übersicht und bewahrst die Bestätigung bei den Unterlagen auf. Auch eine teilweise Zahlung muss eindeutig zugeordnet sein. Andernfalls kann die Schlussabrechnung versehentlich einen Betrag doppelt abziehen oder eine frühere Zahlung übersehen. Die vorgeschlagene Übersicht ist ein organisatorisches Muster; sie legt weder eine rechtliche Fälligkeit fest noch ersetzt sie die Prüfung besonderer Vertragsbedingungen.
Was die vorhandene Akonto-Logik im Produkt bedeutet
Im geprüften Produktstand sind Teilrechnungen mit anschliessender Schlussrechnung vorhanden. Die Oberfläche verwendet dafür deutsche Belegbezeichnungen. Buzzard rechnet heute in Euro; es gibt noch keine QR-Rechnung. Die vorhandene Rechenlogik ist damit keine belegte Schweizer Beleglösung. Auch ein Ausmass im System beweist nicht, dass sämtliche vereinbarten Messregeln oder Rückbehalte eines Bauvertrags automatisch umgesetzt werden.
Teste in einer Demo deshalb gezielt einen nachvollziehbaren Ablauf: Erfasste Menge, Korrektur, Zwischenzahlung, tatsächlicher Zahlungseingang und Schlussabrechnung. Lass getrennt zeigen, welche Schritte die Software unterstützt und welche eine manuelle Vertragsprüfung brauchen. Vertragsgrundlage, Ausmass und die dokumentierte Freigabe der Bauleitung gehören beim Vorgang zusammen. Wenn dein Betrieb sofort Schweizer Zahlungsbelege benötigt, muss dieser Prozess in einer dafür geeigneten Lösung bleiben. Das gilt auch dann, wenn einzelne organisatorische Funktionen der Projektakte für deine Arbeit interessant sind.