Zuerst Vertragsdatum und geltende Regeln feststellen
Prüfe, wann der Vertrag abgeschlossen wurde, welche Normfassung einbezogen ist und ob spätere Vereinbarungen bestehen. Die SIA erläutert zur Ergänzung SIA 118-C1:2026, dass laufende Projekte mit Verträgen vor dem gesetzlichen Stichtag grundsätzlich nach bisherigen Regeln zu beurteilen sind, sofern keine relevante Anpassung erfolgte. Für neue Verträge gehen die zwingenden gesetzlichen Vorgaben entgegenstehenden Vertragsklauseln vor. Die Ergänzung selbst wird zusätzlich zur Norm vereinbart.
Lege diese Unterlagen in der Projektakte so ab, dass das Büro sie bei einer Mängelmeldung schnell findet. Ein Baustart oder eine später ausgestellte Rechnung ist nicht automatisch das Vertragsdatum. Auch ein gemeinsam genutzter Vorlagentext beweist nicht, dass die betreffende Fassung Vertragsbestandteil wurde. Diese Seite erklärt den organisatorischen Umgang mit den Fristen. Bei einem konkreten Streit muss geprüft werden, welches Übergangsrecht und welcher Anwendungsbereich tatsächlich betroffen sind.
Vollendungsanzeige und gemeinsame Abnahme vorbereiten
Nach dem in der Rechtsprechung erläuterten Ablauf der SIA 118 leitet die Vollendungsanzeige die Abnahme ein. Die gemeinsame Prüfung ist grundsätzlich innert eines Monats vorgesehen. Unter den normgemässen Voraussetzungen kann eine unterbliebene Prüfung Abnahmewirkungen auslösen. Das Handelsgericht Zürich behandelt diesen Ablauf im Urteil HG210155 vom 22. August 2023. Ziehe daraus keine automatische Entscheidung für deinen Auftrag, ohne Vollendungsstand, Zustellung und Vertragsabweichungen zu prüfen.
Organisatorisch hilft eine klare Einladung mit bezeichnetem Werk oder Werkteil, dem vorgesehenen Prüfungsumfang und den verfügbaren Unterlagen. Unterscheide fertige Arbeiten von noch offenen Leistungen und von beanstandeten ausgeführten Leistungen. Nicht jede offene Kleinigkeit hat dieselbe Bedeutung. Halte im Protokoll fest, was geprüft wurde, welche Beteiligten anwesend waren und welche Punkte offenbleiben. Unterschriften und Vorbehalte gehören zu derselben nachvollziehbaren Fassung; das Büro sollte keine bereinigte Liste versenden, die bestehende Einwände unbemerkt entfernt.
Zweijährige Rügefrist und die Änderung ab 2026
Die SIA 118 sieht unter Vorbehalt abweichender Vereinbarungen eine zweijährige Rügefrist ab Abnahme vor. Das Handelsgericht Zürich erläutert diese Frist im Urteil HG190034. Eine Rüge muss den beanstandeten Mangel so beschreiben, dass er zugeordnet und verstanden werden kann. Für die praktische Dokumentation sind deshalb das betroffene Bauteil, die Erscheinung des Problems und die verlangte Klärung wesentlich. Die blosse Nachricht, dass mit dem Projekt etwas nicht stimme, ist keine gute Grundlage für die Bearbeitung.
Die neue gesetzliche Mindestfrist ist vor allem dort zu beachten, wo ältere Vertragsregeln eine kürzere Reaktion verlangten. Die SIA hat dafür Art. 179 Abs. 2 ergänzt. Bei neuen vom Gesetz erfassten Fällen darf eine alte Sofortklausel nicht ungeprüft weiterverwendet werden. Gleichwohl ist zeitnahe Meldung sinnvoll, um Beweise zu sichern und weitere Schäden zu begrenzen. Eine längere rechtliche Reaktionsmöglichkeit ist kein praktischer Grund, bekannte Probleme liegenzulassen.
Entdeckung, Rüge und Verjährung auseinanderhalten
Das revidierte Recht unterscheidet bei offenen und später entdeckten Mängeln die auslösenden Ereignisse. Die Bundesmitteilung nennt für die betroffenen neuen Fälle 60 Tage seit Ablieferung beziehungsweise Entdeckung. Die Frist zur Anzeige eines Mangels ist dabei nicht identisch mit der Verjährung der daraus entstehenden Ansprüche. Ebenso wenig beginnt jede Frist mit dem Datum, an dem eine Person im Büro den Vorgang erstmals liest.
Führe für jede Meldung eine eigene Chronologie: Wann wurde das Werk abgeliefert oder abgenommen, wann wurde das Problem bemerkt, wann an wen gemeldet und wie wurde reagiert? Bewahre die ursprüngliche Nachricht auf. Für die gesetzliche Einordnung der Verjährung und ihrer Unterbrechung lässt du den konkreten Fall prüfen; eine einfache Kalenderaddition beantwortet diese Fragen nicht. Verwende in Kundenbriefen nicht unbesehen den Sammelbegriff «Garantie», wenn tatsächlich eine Rügefrist, ein vertragliches Versprechen oder eine Verjährungsfrist gemeint ist.
Ein brauchbares Protokoll für die weitere Bearbeitung
Ein Protokoll sollte Projekt, Werkteil, Datum und beteiligte Personen eindeutig nennen. Beschreibe jeden Befund mit Ort und nachvollziehbarer Beobachtung. Ergänze Fotos mit ausreichender Zuordnung, ohne aus dem Bild allein schon eine Ursache abzuleiten. Halte fest, welche Massnahme vereinbart wurde, wer zuständig ist und welcher nächste Termin geprüft werden soll. Unterscheide eine bestätigte Abrede von einem blossen Vorschlag.
Für die Nachverfolgung empfiehlt sich eine Liste mit offenen, geklärten und erledigten Punkten. Wenn eine Nachbesserung erfolgt, dokumentierst du die ausgeführte Arbeit und das Ergebnis der Kontrolle. Entferne einen ursprünglichen Befund nicht einfach aus der Akte. Die KBOB stellt ein Abnahmeprotokoll für Bauarbeiten nach SIA 118 bereit; prüfe dessen Eignung und aktuelle Fassung für deinen Vertrag. Auf dieser Seite wird kein eigenes geprüftes Normformular als Download versprochen. Eine sorgfältige Akte unterstützt die Verständigung, ersetzt aber keine fachliche Beurteilung des Mangels.
Was die Projektakte unterstützt und was offenbleibt
Buzzard bietet nach dem Produkt-Audit eine Projektakte und Baudokumentation. Damit lassen sich Informationen zu einem Auftrag sammeln. Ein SIA-Abnahmeformular mit bestätigter rechtlicher Vollständigkeit ist nicht belegt. Auch die Berechnung gesetzlicher Rüge- oder Verjährungsfristen wird hier nicht als Produktfunktion zugesagt. Du brauchst weiterhin eine verantwortliche Person, die die konkrete Vertragslage prüft und notwendige Termine verlässlich überwacht.
Nutze eine Demo, um die Auffindbarkeit von Fotos, Notizen und Projektunterlagen zu prüfen. Ein geeigneter Test enthält eine ursprüngliche Meldung, eine Rückfrage und die spätere Erledigung. Kann das Büro diese Schritte auseinanderhalten und dieselben Unterlagen wie die Baustelle finden? Die Antwort hilft bei der Organisation, ist aber keine rechtliche Freigabe. Der allgemeine Schweizer Produktstand bleibt eingeschränkt: Das System arbeitet heute in Euro und hat noch keine QR-Rechnung. Fehlende Landesfunktionen werden durch eine Dokumentationsfunktion nicht ersetzt.