Zuerst klären: Was wurde überhaupt in Regie bestellt?
Bevor du Stunden rapportierst, muss klar sein, welche Leistung nach Aufwand abgerechnet werden soll. Notiere den Auftraggeber, die berechtigte Ansprechperson, den Arbeitsbereich und den Anlass der Zusatzarbeit. Gehört die Tätigkeit bereits zur vereinbarten Leistung, wird sie durch einen neuen Rapport nicht automatisch zu einer zusätzlich bezahlten Arbeit. Ein Arbeitsnachweis beantwortet zunächst die Frage, was ausgeführt wurde. Ob und zu welchen Konditionen dafür ein Anspruch besteht, ist eine weitere Frage.
Prüfe deshalb die angenommene Offerte, den Werkvertrag und seine Beilagen. SIA 118 ist ein privates Vertragsregelwerk und gilt nicht allein deshalb, weil sich die Baustelle in der Schweiz befindet. Der offizielle Normnachweis ordnet die Rapportpflicht Art. 47 zu. Die genaue Fassung und abweichende Projektbedingungen gehören in deine Vertragsakte. Lass dir bei einer unklaren Anweisung bestätigen, wer bestellt hat und wie du abrechnen sollst.
Welche Angaben machen einen Rapport nachvollziehbar?
Als Arbeitscheckliste empfiehlt sich ein Rapport mit Projektbezeichnung, Ausführungsort, Datum und einer eindeutigen Nummer. Beschreibe die Tätigkeit so, dass auch das Büro sie später versteht: Bauteil, Geschoss, Raum, ausgeführter Schritt und Grund des Einsatzes. Ergänze die beteiligten Personen, ihre Arbeitsstunden, Maschinen und Materialmengen. Verwende bei Material klare Einheiten und verweise auf Lieferscheine. Fotos helfen bei der Zuordnung, ersetzen aber keine verständliche Leistungsbeschreibung.
Ein Beispielsatz lautet: «Beschädigte Leitung im Technikraum freigelegt und Anschlussstelle für die vereinbarte Reparatur vorbereitet; Bezug auf Anweisung der Bauleitung in der Projektkorrespondenz.» Das ist eine redaktionelle Formulierungshilfe und kein Normformular. Ergänze dazu die tatsächlich erfassten Zeiten und Materialien. Sammelbegriffe wie «diverse Arbeiten» lassen offen, welchen Auftrag die Leistung erfüllt. Prüfe auch, ob mehrere Personen gleichzeitig vor Ort waren oder nacheinander gearbeitet haben, damit die Summe erklärbar bleibt.
Wann einreichen und was bedeutet das Visum?
Führe den Nachweis zeitnah und vereinbare vor Arbeitsbeginn, wie er zur Bauleitung gelangt. Lege fest, wer ihn entgegennimmt, wer visieren darf und wann eine Rückmeldung erwartet wird. Lies Einreichfristen im konkreten Vertrag nach. Diese Seite nennt bewusst keine vermeintlich allgemeine Frist von wenigen Tagen: Projektbedingungen können abweichen, und eine betriebliche Gewohnheit ersetzt keine Vertragsprüfung. Bewahre zusammen mit dem Rapport den Versandnachweis auf.
Das Obergericht Zürich erläutert im Urteil LB200023, dass beidseitig unterzeichnete Rapporte eine tatsächliche Vermutung für Richtigkeit und Erforderlichkeit des ausgewiesenen Aufwands schaffen können. Das ist keine automatische Umkehr der Beweislast. Erhebliche Zweifel können die Vermutung entkräften. Trenne daher das Visum über tatsächlich ausgeführte Arbeit von einer Preisfreigabe oder einer Anerkennung sämtlicher finanzieller Forderungen. Wenn die Bauleitung einen Vorbehalt ergänzt, bleibt dieser Bestandteil des Dokuments und darf bei der späteren Rechnungsprüfung nicht verschwinden.
Wenn die Unterschrift fehlt oder ein Aufwand bestritten wird
Ein nicht visierter Rapport gehört in eine separate Liste zur Klärung. Notiere, ob die zuständige Person abwesend war, die Entgegennahme bestätigt hat oder den Inhalt bestreitet. Frage konkret nach: Geht es um die Arbeitsdauer, die Materialmenge, die Notwendigkeit oder die Berechtigung zur Bestellung? Diese Unterscheidung hilft, die passenden Unterlagen bereitzulegen. Eine pauschale Erinnerung mit immer demselben Anhang löst eine sachliche Differenz selten.
Halte Originalnotizen, datierte Fotos, Lieferscheine und die zugehörige Korrespondenz zusammen. Ergänzungen sollten als Ergänzungen erkennbar bleiben. Schreibe einen ursprünglichen Rapport nicht unbemerkt um, wenn du später eine Menge korrigierst. Das schafft eine verständliche Entwicklung vom Baustelleneintrag bis zur bereinigten Fassung. Bei einer erheblichen streitigen Forderung lässt du den Vertrag und die Belege fachlich prüfen. Diese organisatorische Checkliste ersetzt keine Beurteilung der konkreten Beweis- und Zahlungslage.
Vom Tagesnachweis zur nachvollziehbaren Abrechnung
Im Büro braucht jede abzurechnende Zeile einen Bezug zum freigegebenen Rapport und zur vereinbarten Preisgrundlage. Prüfe, ob Personen und Maschinen den richtigen Kategorien zugeordnet sind, ob Material bereits anderweitig enthalten ist und ob eine Leistung zugleich in einer Nachtragsofferte erscheint. Dass ein Rapport vollständig ist, verhindert noch keine doppelte Verrechnung. Führe deshalb eine Kennzeichnung, welche Einträge bereits abgerechnet wurden und welche noch ungeklärt sind.
Ein sinnvoller Abschluss besteht aus der Leistungsübersicht, den zugehörigen Rapporten und einer Liste berechtigter Korrekturen. Verwende die vereinbarten Ansätze und dokumentiere die Herkunft der Preisliste. Eine Internetspanne für «Handwerkerstunden» ist keine ausreichende Grundlage für deinen konkreten Vertrag. Reiseaufwand, Maschinen, Hilfsmittel und Zuschläge können unterschiedliche Abreden haben. Kläre diese Punkte vor der Ausführung, statt sie beim Versand der Rechnung erstmals sichtbar zu machen. Für wiederkehrende Auftraggeber lohnt sich eine gemeinsam abgestimmte Prüfreihenfolge.
Was du in einer Software-Demo tatsächlich prüfen solltest
Buzzard bietet eine Projektakte, Baudokumentation und Zeiterfassung. Der dokumentierte Produktstand belegt damit Bausteine zur Sammlung von Arbeitsnachweisen, aber kein fertiges Regierapport-Formular nach SIA-Muster. Eine Unterschrift in der Monteur-App ist ebenfalls nicht belegt. Setze einen Zeiteintrag deshalb nicht mit einem vollständig geprüften und visierten Regierapport gleich. Prüfe anhand eines anonymisierten Arbeitsablaufs, welche Angaben vorhanden sind und welche weiterhin separat geführt werden müssten.
Für die Abrechnung gilt: Das System arbeitet heute in Euro und bietet noch keine QR-Rechnung. Arbeitsnachweise und Exportdateien bilden die Übergabe zur Abrechnung. Lass dir zeigen, wie du einen Arbeitsnachweis auffindest, eine Korrektur nachvollziehst und die benötigten Daten herausbekommst. Erst danach lässt sich beurteilen, ob die vorhandenen organisatorischen Funktionen deinen Betrieb unterstützen. In der Demo siehst du den Weg vom Arbeitsnachweis bis zur Datenübergabe.