Einstellungen, Mitarbeiter und Rollen, Hilfe & Anleitung

Hier richtest du deinen Betrieb ein: Briefkopf, Zahlungsziele, Stundensätze, Mitarbeiter und ihre Rechte. Diese Einstellungen wirken überall im Programm.

Rolle: Chef, Admin · Startpunkt: Einstellungen

HINWEISDie Einstellungen sehen nur Chef und Admin. Andere Rollen werden mit dem Hinweis „Zugriff eingeschränkt” weitergeleitet.

14.1 Firmenprofil und Briefkopf

Ziel: deine Firmendaten so hinterlegen, dass Angebote und Rechnungen technisch vollständig aufgebaut werden können.

Im Reiter Betrieb fülle die Firmendaten aus, Absender, Kontakt, Bank & Zahlung, Steuer & Register, und lade dein Logo hoch. Die Standard-Signatur steht später unter deinen E-Mails.

Buzzard: firmendaten ausgefuellt — Die Firmendaten mit Logo. Rechts die Karte „Nummern & Fristen” mit Zahlungsziel und Belegnummern.

Buzzard: briefkopf vorschau ampel — Die Briefkopf-Vorschau zeigt Absender, Kundendaten und Belegangaben. Die §14-Anzeige bezieht sich auf deutsches Recht. Kontrolliere die für deinen Beleg benötigten Angaben am Entwurf.

WICHTIGDie Ampel meldet, wenn technisch geprüfte Pflichtfelder fehlen. Grün bedeutet technische Vollständigkeit dieser Felder, keine abschliessende steuerliche oder rechtliche Prüfung. Inhalt, Einzelfall und Verantwortung bleiben beim Betrieb; Vorgaben mit dem Steuerbüro klären.

14.2 Zahlungsziele, Nummern und Mahnrhythmus

In der Karte Nummern & Fristen setze die Belegnummern-Präfixe, die nächste Nummer, das Zahlungsziel (Tage) und die Gültigkeit von Angeboten. Die Karte Mahnrhythmus legt fest, nach wie vielen Tagen welche Mahnstufe vorgeschlagen wird (Standard 14/21/28).

Buzzard: nummern fristen — Nummern & Fristen.

Wo wirkt das?
Das Zahlungsziel bestimmt die Fälligkeit jeder neuen Rechnung (Kapitel 5), der Mahnrhythmus die Mahnvorschläge (Kapitel 10). Nichts wird automatisch versendet.

14.3 Mitarbeiter anlegen und einladen

Buzzard: team rollen voll — Der Reiter „Team & Rollen”: links die Liste aller Zugänge mit Rolle und Stundensätzen, rechts das Formular „Teammitglied anlegen”.

Im Reiter Team & Rollen rechts Teammitglied anlegen ausfüllen (Name, E-Mail, Rolle) und speichern.
In der Personen-Zeile auf Einladung senden klicken. Der Einladungslink erscheint als Banner oben auf der Seite, einmalig sichtbar: jetzt mit Link kopieren sichern oder direkt weitergeben; nach dem Schliessen ist der Klartext nicht mehr abrufbar.
Der Kollege öffnet den Link, legt sein Passwort fest und aktiviert seinen Zugang.

Buzzard: teammitglied angelegt — Nach dem Anlegen, noch keine E-Mail verschickt.

Buzzard: einladung seite — Der Kollege aktiviert seinen Zugang.

WICHTIGBeim Anlegen geht noch keine E-Mail raus und es wird kein Passwort gespeichert, erst „Einladung senden” verschickt den Link (7 Tage gültig). Ist das Absender-Postfach deaktiviert, geht ebenfalls keine E-Mail raus, das Banner weist darauf hin, und der Link gilt trotzdem: kopieren und dem Kollegen direkt geben. Die Einladung dient nur der ersten Aktivierung. Ein vergessenes Passwort wird auf der Anmeldeseite über Passwort vergessen? und den 60 Minuten gültigen Reset-Link neu gesetzt.

14.4 Stundensätze pflegen

Direkt in der Personen-Zeile hinterlegst du zwei Sätze: Stundensatz Kosten (intern) und Stundensatz verrechenbar. Du fliessen in Zeiterfassung und Nachkalkulation (Kapitel 11). Gespeichert wird je Personen-Zeile mit Auf bestehende Zeiten anwenden, der Knopf wird aktiv, sobald du einen Satz geändert hast, und eine Bestätigung erscheint. Dabei werden offene und freigegebene Zeiteinträge ohne Satz nachbewertet; bereits abgerechnete bleiben unverändert.

Buzzard: stundensaetze ausgefuellt — Stundensätze je Mitarbeiter, interner Kostensatz und verrechenbarer Satz.

14.5 Rollen und Rechte

Es gibt sieben feste Rollen. Was jede darf, ist voreingestellt, und lässt sich pro Betrieb im Panel Rechte & Freigaben feinjustieren.

Buzzard: rechte freigaben — Das Panel „Rechte & Freigaben”: die Schwelle „Hohe Angebote ab EUR” und die Häkchen-Matrix, welche Rolle welchen Bereich sieht und was sie darf.

Rolle	Darf (Kurzfassung)	Sieht nicht
Chef	Alles, Geld, Team, Einstellungen. Exklusiv: Storno/Gutschrift, letzte Mahnung, hohe Angebote.	–
Admin	Wie Chef (Technik, Benutzer, Postfächer).	–
Büro	Postfach, CRM, Angebote, Freigaben, Mahnung bis Stufe 2.	Einstellungen, Storno.
Verkauf	Artikel, Angebote, CRM, Kalender.	Rechnungen, Buchhaltung.
Buchhaltung	Rechnungen, Forderungen, Zahlungen, Belege.	Übersicht, Einstellungen, Storno.
Monteur	Kalender, eigene Zeiten, Monteurmodus.	CRM, Postfach, Buchhaltung, Preise.
Lesen	CRM und Kalender ansehen (nur lesen).	Alle Schreibaktionen, Beträge.

Rollenwechsel mit Positiv- und Negativbeispiel

Mit Rollenwirkung prüfen siehst du vorab, was eine Rolle darf und was nicht, ohne einen echten Zugang zu ändern.

Buzzard: rollentester monteur — Der Rollen-Tester für „Monteur”: Login vorbereitet und Schreiben möglich (Positiv), aber viele Bereiche stehen auf „· aus” (Negativ), z. B. Postfach und CRM.

Buzzard: rechtematrix — Die Rechtematrix als Kurzsicht: „Darf” und „Blockiert” für jede Rolle, inklusive betriebseigener Anpassungen.

HINWEISChef und Admin lassen sich nie alle Rechte entziehen, und der letzte Chef kann nicht herabgestuft werden, so sperrt sich niemand versehentlich selbst aus.

Deinen Ablauf schildern. In Ruhe besprechen.