Welche Angaben braucht der steuerliche Beleg?
Auf die Rechnung gehören grundsätzlich Name und Ort deines Betriebs, seine MWST-Nummer, Name und Ort des Kunden, Art und Umfang der Leistung, das Entgelt sowie der anwendbare Steuersatz und Steuerbetrag. Weicht der Leistungszeitpunkt oder Leistungszeitraum vom Rechnungsdatum ab, ist er ebenfalls anzugeben. Ist die Steuer bereits im Entgelt enthalten, genügt nach Art. 26 Abs. 2 Buchstabe f die Angabe des anwendbaren Satzes. Die gesetzliche Grundlage unterscheidet damit zwischen Inhalt und Gestaltung.
Für den Büroalltag empfiehlt sich eine feste Reihenfolge: Rechnungsempfänger, Baustelle, Bezug zur Offerte, Leistungszeitraum und Positionen. Die Baustellenadresse kann von der Rechnungsadresse abweichen. Eine Hausverwaltung, der Eigentümer und ein Mieter sind nicht ohne Weiteres dieselbe Vertragspartei. Prüfe den Empfänger deshalb anhand des Auftrags, bevor du das PDF verschickst. Eine sachlich richtige Arbeit wird nicht durch eine beliebige Adresse zur richtigen Forderung.
Wann ist der Betrieb überhaupt MWST-pflichtig?
Die allgemeine Umsatzgrenze liegt bei CHF 100'000 pro Jahr aus massgebenden Leistungen im In- und Ausland. Sie ist keine Grenze pro Rechnung und kein Betrag, der nur mit Schweizer Kunden erreicht werden müsste. Ausnahmen und der Beginn der Steuerpflicht sind gesondert zu beurteilen; unterhalb der Grenze kann eine freiwillige Registrierung möglich sein. Eine vorhandene Unternehmens-Identifikationsnummer allein beweist noch keine MWST-Registrierung. Für deren Prüfung sind die Registerangaben massgebend.
Halte den bestätigten Status in deinen Stammdaten fest und lege die Unterlagen beim Treuhänder ab. Ohne entsprechende Registrierung solltest du keine MWST-Zeile aus einer fremden Vorlage übernehmen. Umgekehrt bedeutet geringer Umsatz nicht automatisch, dass ein bereits registrierter Betrieb auf den Steuerausweis verzichten darf. Für Neugründungen oder eine stark wachsende Auftragslage gehört die Beurteilung früh in die Finanzplanung. Diese Seite ist allgemeine Orientierung und keine Steuerberatung zu deinem konkreten Betrieb.
Wie werden Arbeit, Material und Anfahrt nachvollziehbar?
Eine gute Position erklärt, welche Arbeit an welchem Bauteil ausgeführt wurde. Beim Regierapport helfen Tätigkeit, Datum, Arbeitszeit und vereinbarter Ansatz. Beim Ausmass helfen Menge, Einheit und Bezug zum Ausmassblatt. Fasse Material so zusammen, dass der Kunde es seinem Auftrag zuordnen kann. Eine Position «Arbeiten gemäss Absprache» löst Rückfragen aus, wenn die Absprache später niemand mehr vollständig erinnert.
Trenne vereinbarte Arbeiten und nachträgliche Ergänzungen erkennbar. Verknüpfe einen Zusatz mit der Freigabe oder dem dokumentierten Auftrag. Bei Anfahrt oder Kleinmaterial muss nachvollziehbar sein, welche Abrechnung vereinbart wurde. Das ist ein Vorschlag zur Organisation, kein zusätzlicher gesetzlicher Pflichtkatalog. Ziel ist, dass das Büro eine Rückfrage beantworten kann, ohne den Monteur während des nächsten Einsatzes anzurufen. Dokumentiere auch Korrekturen so, dass die versandte Fassung und der Grund der Änderung wiedergefunden werden.
Welcher Steuersatz gehört auf die Position?
Die ESTV nennt aktuell den Normalsatz von 8.1 %, den reduzierten Satz von 2.6 % und den Beherbergungssatz von 3.8 %. Gewöhnliche handwerkliche Reparatur- und Montageleistungen unterliegen bei entsprechender Steuerpflicht regelmässig dem Normalsatz. Daraus folgt keine pauschale Einordnung jedes Materials oder jedes gemischten Auftrags. Besondere Leistungen, eigenständige Warenlieferungen und grenzüberschreitende Fälle brauchen ihre eigene Beurteilung.
Lege bei ungewöhnlichen Positionen eine kurze fachliche Entscheidung zur Akte: Welche Leistung wird erbracht, weshalb wird dieser Satz verwendet und wer hat das geprüft? Der Steuersatz ergibt sich nicht aus dem Namen deines Gewerks oder aus dem Standardwert einer Software. Wenn Material und Montage zusammen auftreten, reicht es auch nicht, einen Artikel einfach als «reduziert» zu markieren. Eine verständliche Leistungsbeschreibung erleichtert deinem Treuhänder die Prüfung und verhindert, dass unklare Vorlagen über Jahre weiterverwendet werden.
Was ändern Nummerierung und jährliche Abrechnung?
Eine eigene Rechnungsnummer steht nicht ausdrücklich in der Aufzählung von Art. 26 MWSTG. Für deine Ablage und Nachvollziehbarkeit ist eine eindeutige Kennung dennoch sinnvoll. Verknüpfe Rechnung, Zahlung und allfällige Korrektur damit. Lösche eine bereits versandte Rechnung nicht einfach aus dem Arbeitsablauf, wenn sich der Betrag ändert. Halte die ursprüngliche Fassung und den Korrekturgrund auffindbar.
Seit dem 1. Januar 2025 ist gemäss ESTV eine jährliche Abrechnung auf Antrag bis CHF 5'005'000 Jahresumsatz möglich. Dafür gelten Bedingungen zur fristgerechten Abrechnung und Zahlung; während des Jahres fallen Raten an. Der Rechnungsinhalt wird dadurch nicht vereinfacht. Ob du jährlich oder häufiger abrechnest, ändert nichts daran, dass das Büro jede einzelne Leistung und den verwendeten Steuersatz nachvollziehen können sollte.
Was kann Buzzard heute für diese Rechnung leisten?
In Buzzard ist der Steuersatz je Position frei wählbar. Die Belege entstehen heute in Euro, die Beschriftungen und Vorgaben sind auf Deutschland ausgerichtet. Ein betriebsweiter Schweizer Standardsatz und ein geprüfter Schweizer Belegaufbau sind nach dem dokumentierten Stand nicht vorhanden. Auch ein manuell geänderter Satz macht aus einem bestehenden Beleg noch keine vollständig passende Schweizer Rechnung.
Für eine Vorführung kannst du einen Musterauftrag vom Artikelstamm bis zu den Rechnungspositionen durchgehen und auf Menge, Einheit, Leistungsbeschreibung und Akonto-Bezug achten. Die Schweizer Fakturierung sollte solange in einer dafür geeigneten Lösung bleiben, bis die erforderlichen Belegfunktionen vorhanden und geprüft sind. Kläre bei einer möglichen Kombination, wer den endgültigen Beleg ausstellt und wo Zahlung sowie Korrekturen geführt werden. Zwei konkurrierende Rechnungsstände machen den Ablauf schwerer überprüfbar.