Welche Angaben die normale Erfassung abdecken muss
Die Arbeitszeitkontrolle soll die tatsächlich geleistete Arbeit und die für den gesetzlichen Vollzug nötigen Angaben nachvollziehbar machen. Prüfe deshalb je Person Beginn und Ende, tägliche Dauer, wöchentliche Übersicht, relevante Pausen und Ruhezeiten. Das SECO nennt dabei ausdrücklich auch Ausgleichs- und Überzeitarbeit. Eine Liste mit dem Namen der Baustelle und einer Gesamtsumme kann für die Kalkulation nützlich sein, lässt aber möglicherweise die Lage der Arbeit und der Pausen offen.
Lege fest, wann Mitarbeitende ihre Zeiten erfassen und wie fehlende Angaben nachgetragen werden. Eine Korrektur sollte begründet und nachvollziehbar sein. Kläre mit dem Team, ob Zeiten im Betrieb, Materialvorbereitung, Besprechungen und Fahrten bereits in den verwendeten Kategorien vorkommen. Die Zuordnung zur Rechnung ist eine weitere Entscheidung. Was du einem Kunden nicht verrechnest, verschwindet deshalb nicht automatisch aus der Arbeitszeitkontrolle. Prüfe den Geltungsbereich und besondere Verhältnisse gesondert.
Vereinfachung ist eine Ausnahme mit Voraussetzungen
Art. 73b ArGV 1 ermöglicht unter bestimmten Voraussetzungen eine vereinfachte Erfassung der täglichen Gesamtdauer. Nach SECO ist in Betrieben mit weniger als 50 Angestellten auch eine schriftliche individuelle Vereinbarung möglich. Diese Grössengrenze allein genügt jedoch nicht. Die betroffenen Personen müssen insbesondere ihre Arbeitszeit zu einem namhaften Teil selbst festsetzen können. Eine blosse Bezeichnung als Vertrauensarbeitszeit ersetzt die Voraussetzungen nicht.
Ein vollständiger Verzicht nach Art. 73a folgt wiederum anderen, strengeren Bedingungen. Nutze die SECO-Checkliste und prüfe jede betroffene Funktion konkret. Ein Vorarbeiter ist nicht allein wegen seines Titels automatisch ausgenommen, ebenso wenig jede Person mit flexiblem Arbeitsbeginn. Halte die gewählte Grundlage und die nötigen Vereinbarungen fest. Wenn sich die Arbeitssituation verändert, muss die Einordnung erneut geprüft werden. Für gewöhnliche Baustelleneinsätze ist es organisatorisch sinnvoll, zunächst einen vollständigen Erfassungsablauf vorzusehen, statt ungesicherte Ausnahmen vorauszusetzen.
Reisezeit, Pausen und GAV gesondert prüfen
Bei Fahrten zwischen Betrieb, Lager und Baustellen entstehen oft unterschiedliche Aufzeichnungen. Für die rechtliche Einordnung ist nicht bloss entscheidend, welchen Namen die Zeile in der App trägt. Arbeitsweg, dienstliche Fahrt, zusätzliche Reisezeit und besondere GAV-Regeln müssen auseinandergehalten werden. Verzichte auf pauschale Regeln wie «jede Fahrt ist unbezahlt» oder «jede Fahrt zählt immer gleich». Prüfe den anwendbaren Gesamtarbeitsvertrag, den Einsatzablauf und die jeweiligen gesetzlichen Vorgaben.
Für die betriebliche Organisation empfiehlt sich eine Erfassung, die die nötigen Sachverhalte überhaupt unterscheidbar hält. Eine spätere Auswertung kann nur das ausweisen, was ursprünglich eingetragen oder belegbar ergänzt wurde. Das gilt auch für Pausen: Eine automatisch abgezogene Zeit sagt noch nicht, ob die Pause tatsächlich so stattgefunden hat. Kläre, wer die Angaben kontrolliert und wie Unstimmigkeiten besprochen werden. Auf dieser Seite werden keine pauschalen Strafbeträge oder gewerkeübergreifenden GAV-Zusagen genannt, weil deren Geltung zusätzlich geprüft werden muss.
Papier, Tabelle oder App: Entscheidend ist die Vollständigkeit
Das KMU-Portal des Bundes nennt unterschiedliche mögliche Erfassungsinstrumente, darunter Stempeluhren, Tabellen und mobile Anwendungen. Ein bestimmtes Produkt ist damit nicht gesetzlich vorgeschrieben. Wähle ein Verfahren, das zu euren Einsätzen passt und die erforderlichen Angaben zuverlässig verfügbar macht. Für eine Papierlösung braucht es eine lesbare Ablage; für digitale Daten einen geregelten Zugriff und eine Sicherung, die auch nach einem Personal- oder Softwarewechsel funktioniert.
Lege mit dem Team ein einheitliches Vorgehen für Tagesabschluss, Korrekturen und Kontrolle fest. Vermeide parallel geführte Listen, die am Monatsende unterschiedliche Stände zeigen. Wenn eine Tabellenübersicht aus mehreren Baustelleneinträgen entsteht, muss erkennbar bleiben, ob sie alle Arbeitszeiten oder nur den verrechenbaren Anteil enthält. Teste die Ausgabe mit einem tatsächlichen Arbeitsmuster: Einsatzwechsel, längere Pause, Tätigkeit im Betrieb und eine spätere Korrektur. Das ist eine organisatorische Probe, kein Nachweis, dass jede rechtliche Pflicht automatisch erfüllt ist.
Aufbewahrung und Kontrolle im Büro organisieren
Die amtliche Information nennt eine Aufbewahrung von fünf Jahren für die Arbeitszeitunterlagen. Sorge dafür, dass die Daten innerhalb dieses Zeitraums lesbar und zuordenbar bleiben. Eine Datei ohne eindeutige Person, Zeitraum oder Erklärung der Spalten ist bei einer späteren Prüfung wenig hilfreich. Regle, wer Unterlagen ausgeben darf und wie du personenbezogene Daten vor unnötigem Zugriff schützt. Die Erfassung dient einem klaren Zweck und gehört nicht beliebig in jede Kundenakte.
Empfehlenswert ist eine wiederkehrende interne Kontrolle auf Lücken, ungewöhnliche Überschneidungen und ungeklärte Korrekturen. Besprich auffällige Einträge mit der betroffenen Person, bevor sie stillschweigend verändert werden. Halte ausserdem fest, welche Stelle bei einer externen Kontrolle antwortet und welche Auswertung sie benötigt. Die Arbeit des Büros beginnt damit nicht erst, wenn eine Behörde Unterlagen verlangt. Ein gut erklärtes Verfahren hilft auch Mitarbeitenden, eigene Salden und Unklarheiten frühzeitig zu erkennen.
Was du bei Buzzard vor einer Verwendung prüfen solltest
Arbeitszeiten lassen sich je Baustelle und Mitarbeitendem erfassen und als CSV exportieren. Für die Arbeitszeitkontrolle hältst du Tätigkeiten, Pausen, Reisezeiten und Korrekturen nachvollziehbar fest. Ergänzende Nachweise führst du mit den exportierten Zeiten zusammen.
Bitte in der Demo um einen Beispieltag mit wechselnden Tätigkeiten, Pausen und einer Korrektur. Prüfe die Ausgabe gemeinsam mit der Person, die Arbeitszeitkontrollen und Personalfragen in deinem Betrieb betreut. Bei offenen Punkten bleibt ein ergänzendes oder anderes Verfahren erforderlich. Lohnabrechnung und Arbeitszeitkontrolle sind eigene Arbeitsschritte. Für die Belegausgabe gilt: Das System arbeitet heute in Euro und bietet noch keine QR-Rechnung. Bewahre Arbeitszeitnachweise und die zugehörigen Korrekturen nachvollziehbar auf.