Die Kundenakte im Alltag, Hilfe & Anleitung | Buzzard Handwerker OS

Die Kundenakte ist das Gedächtnis deines Betriebs: Stammdaten, Ansprechpartner, Baustellen-Adressen, Projekte, E-Mails, Telefonate, Aufgaben, Dokumente und Belege an einem Ort.

Rolle: Büro (auch Chef, Verkauf)Startpunkt: CRMDauer: Kunde anlegen ≈ 1 Minute

3.1 Einen neuen Kunden anlegen

Ziel: Ein Interessent ruft an, du legst ihn mit wenigen Angaben als Kunden an, samt erstem Projekt.

Buzzard: crm liste leer — Die Kundenliste im Bereich CRM. Oben rechts der Knopf „+ Neuer Kunde".

Oben rechts auf + Neuer Kunde klicken.
Den Namen eintragen 1 (einziges Pflichtfeld), dazu Telefon oder E-Mail (mindestens eines, damit Anrufe und E-Mails später automatisch zugeordnet werden) und die Adresse.
Unter Erstes Projekt 2 gleich den Auftrag eintragen, z. B. „Badsanierung EG".
Auf Kunde erstellen 3 klicken.

Buzzard: neuer kunde dialog leer — Das Formular „Neuer Kunde": 1 Pflichtfeld Name, 2 erstes Projekt, 3 Kunde erstellen.

Das erledigt das System für dich: Der Kunde steht sofort in der Liste; automatisch angelegt werden das Projekt mit eigener Nummer (z. B. BHO-2026-0001), der Kunde als Primärkontakt und die Adresse als Ausführungsort.

WICHTIG, wenn etwas fehltOhne Namen lässt sich das Formular nicht abschicken, direkt am Feld erscheint der Hinweis „Bitte füllen Sie dieses Feld aus.". Fehlen sowohl Telefon als auch E-Mail, erklärt das Formular: „Mindestens Telefon oder E-Mail ist erforderlich …". Angabe ergänzen und erneut klicken.

3.2 Die Akte im Überblick

Buzzard: kundenakte uebersicht — Die Akte: oben die dunkle Kopfbox „Nächster Schritt" mit der wichtigsten offenen Arbeit, daneben Akte-Status und Projektauswahl, darunter die Reiter. Der Block „Nächste Arbeit" sammelt offene Entscheidungen und Aufgaben; rechts zeigt „Umsatz & KPI" die Zahlen des gewählten Projekts.

Reiter	Was liegt dort?
Übersicht	Offene Entscheidungen und Aufgaben, letzte Kommunikation.
Info	Stammdaten, Notiz, Kontakte, Ausführungsorte, Projekte.
Kommunikation	E-Mails und Telefonate; neue E-Mail und Anrufnotiz.
Freigaben	Vorschläge des Systems, die auf deine Entscheidung warten.
Aufgaben / Termine	To-dos und Termine zum Kunden.
Dokumente	Fotos, Pläne, PDFs, direkt in der Akte.
Angebot & Rechnung / Buchhaltung / Kosten & Marge	Alles rund ums Geld (Kapitel 4, 5, 10, 11).
Wartung / KI-Briefing / Baustelle / Verlauf	Wartung, KI-Zusammenfassung, Baustellen-Planung, Chronik.

WICHTIG, ProjektauswahlHat ein Kunde mehrere Projekte, wählst du rechts oben das Projekt. Alle Reiter filtern dann darauf. Wenn du etwas vermisst, prüfst du zuerst, ob das richtige Projekt gewählt ist.

3.3 Stammdaten, Kontakte und Notiz pflegen

Im Reiter Info ändere Adresse, Steuerdaten oder die interne Notiz und speichere mit Stammdaten speichern. Rechts legst du über + Kontakt anlegen weitere Ansprechpartner an.

Buzzard: stammdaten gespeichert — „Stammdaten wurden gespeichert."

Buzzard: kontakt gespeichert — Neuer Kontakt als Karte.

Das erledigt das System für dich: Kontakte mit E-Mail erscheinen später als anklickbare Empfänger beim E-Mail-Schreiben. Kontakte werden nicht gelöscht, sondern deaktiviert, die Historie bleibt erhalten.

3.4 Aufgaben und der „Nächste Schritt"

Im Reiter Aufgaben tippe ins Feld „Was ist zu tun?" und drücke Enter. Über die Auswahl Zuständig ordne eine Aufgabe direkt einer Person zu, sie erscheint dann in deren Glocke als persönliches To-do. Die Akte schlägt oben in der dunklen Kopfbox „Nächster Schritt" immer genau eine nächste Arbeit vor.

Buzzard: aufgabe angelegt — Aufgabe angelegt, die Bestätigung erscheint sofort, und der Zähler am Reiter zählt mit. Die Kopfbox oben behält die wichtigste offene Arbeit im Blick (hier eine offene Freigabe).

TIPP, der F5-TestAlles ist sofort dauerhaft gespeichert. Auch nach dem Aktualisieren der Seite (Taste F5) steht deine Aufgabe unverändert da.

3.5 Telefonate festhalten und E-Mails schreiben

Im Reiter Kommunikation halte unter „Anruf/Notiz erfassen" ein Telefonat fest, und unter „Neue E-Mail" schreibe dem Kunden, ganz ohne das Programm zu wechseln.

Buzzard: telefonnotiz gespeichert — Telefonnotiz im Verlauf.

Buzzard: email entwurf — E-Mail mit Empfänger-Kacheln und KI-Fläche.

WICHTIGDie KI schlägt Texte vor, aber sie versendet niemals selbst, jeder Entwurf wartet auf deine Prüfung und deinen Klick. Der Versand läuft über das Betriebs-Postfach. Einrichtung oder Änderung stimmt Chef/Admin mit dem Buzzard-Support ab.

Wiederfinden: Gesendete E-Mails stehen im Reiter Kommunikation (Kennzeichen „Ausgang"/„Gesendet") und im Postfach unter „Gesendet".

3.6 Alles wiederfinden: der Verlauf

Buzzard: verlauf — Der Verlauf protokolliert automatisch jeden wichtigen Schritt, von „Kunde erstellt" bis „Aufgabe angelegt".

HINWEISDer Verlauf entsteht vollautomatisch und kann nicht verändert werden, dein ehrliches Betriebsgedächtnis.

Deinen Ablauf schildern. In Ruhe besprechen.